COY13 Guide

Un résumé des renseignements importants pour les participants se trouve dans le Guide COY13.
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 FAQs

Veuillez lire ces informations avant de commencer

Qu'est-ce que c’est la COY? Que s’y passera-t-il?

L’objectif principal de la COY13 est d’autonomiser les jeunes et de renforcer les jeunes et les mouvements de jeunes à assumer les responsabilités et les actions contre les effets du changement climatique. Les participants et les contributeurs au programme échangerons les connaissances, expériences et expertises en participant activement à la COY13. Vous trouverez plus d’informations ici.

Quand est-ce que la COY13 aura-t-elle lieu ?

La COY13 aura lieu du jeudi 2 novembre au Samedi 4 Novembre 2017. Si vous avez un long voyage pour venir à Bonn, il serait préférable d’être déjà sur place le mercredi 1er novembre.

Où est-ce que la COY13 aura-t-elle lieu ?

Elle se déroulera à Bonn-Beuel, en Allemagne. Le lieu est une belle école sans barrières et bien aménagée.

Qui participe à la COY13 ?

Trois groupes principaux de participants sont attendus. Pour plus d’informations, veuillez visiter ce site.

  1. Les membres de YOUNGO
  2. Les activistes du climat
  3. Les futurs membres des mouvements liés au changement climatique

Y’a-t-il des exigences pour y participer ?

La COY13 est un évènement pour les jeunes et les jeunes adultes. Ce n’est pas défini en terme d’âge mais plus en terme de perception individuelle de se sentir jeune et lié à la jeunesse. Habituellement, les participants ont entre 15 et 35 ans. Si vous avez moins de 18 ans au début de la COY13 (Jeudi, 2 Novembre 2017), il ya des exigences légales supplémentaires à considérer. Ainsi, nous vous demandons de nous contacter.

Les mineurs peuvent-ils participer à la COY13 ?

Oui. Mais vous devez remplir certaines exigences légales. Pour plus d’informations, veuillez nous contacter.

Je suis impliqué en tant que contributeur d’un programme durant la COY. Dois-je quand même m’enregistrer en tant que participant?

Oui. Si vous voulez participer à d’autres sessions durant les 3 jours, vous devez vous enregistrer aussi, afin que nous puissions nous assurer que vous aurez accès à l’évènement, avec l’option de réserver un logement, les repas et le transport. Une fois de plus, contribuer à un programme n’est pas suffisant si vous voulez participer à d’autres sessions en dehors de la vôtre.

Comment puis-je entrer en contact avec les autres participants ?

Après que vous vous soyez enregistré, votre adresse email sera ajoutée à une liste de diffusion, qui pourra être utilisée pour échanger en avance et organiser des groupes de voyage. Vous pouvez aussi rejoindre le groupe Facebook.

Fournissez-vous de l’aide à ceux qui ont besoin d’une assistance spéciale (handicapés, déficiences visuelles, etc…)?

Veuillez indiquer dans votre candidature si vous ou un membre de votre délégation a besoin de n’importe quelle forme d’assistance ou soutien spécial. Nous ferons de notre mieux pour vous fournir toute l’assistance possible, afin que tout le monde puisse joindre la COY13 équitablement. Si vous avez des questions à propos de ces sujets, veuillez nous contacter.

Hébergement

Allez-vous mettre l’hébergement à notre disposition?

 

Nous vous proposons quelques options pour l’hébergement. Vous pouvez les réserver et payer pendant le processus d’enregistrement. Pour plus d’informations s’il vous plaît regardez ici. Ces options sont :

  1. Auberge de jeunesse de Cologne
  2. Auberge de jeunesse de Bad Honnef
  3. Gymnase/Salles de sport
  4. Couch-Partnership (Hébergement chez des particuliers)

Y-a-t-il d’autres options pour l’hébergement?

Bien sûr, vous pouvez rechercher un logement par vous même! Il y a plusieurs hôtels à Bonn, mais sachez que le prix de l’hébergement peut être très élevé et que les possibilités peuvent être limitées en raison de nombreux événements qui se déroulent à Bonn en même temps. D’autres options pourraient être AirBnB, Couchsurfing ou diverses autres plateformes hôtes.

Si je m’occupe de mon propre hébergement, dois-je toujours payer quelque chose?

La participation à la COY13 est gratuite. Vous avez quand même la possibilité de choisir un 3-Day-Conference-Package (repas de midi chaud et végétalien et un ticket pour le transport en commun dans la région de Bonn pour chaque jour de COY13) ou Day Pass (seulement repas de midi chaud et végétalien). Il est possible de réserver plusieurs Day Passes.

Je vais venir à la COY13 avec plusieurs personnes. Pouvons-nous être hébergé au même endroit?

Si vous choisissez un des hébergements proposés par la COY13, nous ferons de notre mieux pour que vous soyez ensemble. Informez nous s’il vous plaît le plus tôt possible de tous les détails nécessaires (taille du groupe, genre, âge, etc)! Cependant, il est important que vous notiez, que nous ne serons peut-être pas capable de respecter tous les souhaits et nous ne pouvons pas vous garantir le même hébergement.

L’alimentation

Est-ce que vous fournissez de la nourriture (gratuite) pendant la COY13?

Le petit-déjeuner sera fourni dans les deux auberges de jeunesse et est inclus dans le prix. Nous proposons aussi en option un déjeuner chaud (végétalien) (à réserver et à payer pendant le processus d’enregistrement). Pendant la COY13, quelques collations et boissons seront distribuées gratuitement. Par contre le dîner est de votre responsabilité.

Quel type de nourriture fournissez-vous?

Pendant la COY13, nous proposerons un déjeuner chaud et végétalien. Les petits-déjeuners dans les auberges de jeunesse peuvent être végétaliens, végétariens ou sans spécification.

Devons-nous payer pour la nourriture?

Les petits-déjeuners pour ceux qui séjournent dans les auberges de jeunesse (option 1 et 2 pour l’hébergement) seront servis dans l’auberge gratuitement. De plus, il y aura la possibilité de prendre l’option pour un déjeuner chaud et végétalien pour tous les jours de la COY13. Le repas coûtera 5 EUR. Pendant la COY13, quelques collations et boissons seront distribuées gratuitement.

Transport

Comment puis-je me déplacer dans Bonn?

Nous ne fournissons pas de service de navettes. Nous recommandons donc à tous les participants de se déplacer avec les transports publics. Il est possible de réserver des tickets de transport subventionnés pendant le processus d’enregistrement dans le cadre de la 3-Day-Conference Package. Attention, les taxis sont très coûteux en Allemagne!

Est-ce que les transports publics sont gratuits?

Vous avez quand même la possibilité de choisir un 3-Day-Conference-Package (repas de midi chaud et végétalien et un ticket pour le transport en commun dans la région de Bonn pour chaque jour de COY13). Autrement, le transport en commun coutera jusqu’à 35 €. Si vous avez des questions, contactez nous.

Coûts de participation

Y-a-t’il un coût pour participer ?

Non. Vous pouvez assister à la COY13 gratuitement. Cependant, si vous souhaitez utiliser l’un des hébergements mis en place par la COY13, utilisez un transport subventionné ou bénéficier d’un déjeuner chaud (vegétalien), vous devez choisir, réserver et payer les options respectives à l’avance pendant le processus d’inscription.

Pour quoi dois-je payer ?

Les frais de transport jusqu’à la ville de Bonn sont à votre charge. COY13 ne dispense pas de réductions de frais pour participer à la conférence. Vous avez la possibilité de réserver l’hébergement vers COY13, un 3-Day-Conference-Package (comprend un repas de midi chaud et végétalien et un ticket pour le transport en commun dans la région de Bonn pour chaque jour de COY13) ou un Day Pass (seulement repas de midi chaud et végétalien) pour chaque jour.
Si vous choisissez une des options proposées par la COY13, vous devez la/les payer au préalable durant votre enregistrement. Sachez que la COY13 ne fait pas de profits issus de ces paiements.

Pourquoi dois-je payer en avance ?

La COY13 est un évènement à but non lucratif. Les frais d’hébergement et de restauration doivent être réglés en avance par l’équipe organisatrice. C’est pourquoi nous devons récolter l’argent en avance auprès des participants.

Pouvez-vous me fournir une estimation du coût de ma journée et de ma participation à la COY13 ?

  • Voyage: Le prix de votre voyage prend en compte plusieurs facteurs, principalement le lieu d’où vous venez et votre moyen de transport. Vous pouvez avoir une estimation via Google Flights pour trouver le prix prévisionnel de votre vol. Consultez www.bahn.com pour savoir ce que les trains en Allemagne pourraient coûter.Nous vous encourageons fortement d’utiliser des moyens de transports respectueux de l’environnement et nous vous invitons à compenser vos émissions. Il existe divers projets qui vous aideront à les neutraliser, comme par exemple Atmosfair, myclimate ou The Compensator.

Durant la COY13: À Bonn, en Allemagne, vous devrez payer pour votre hébergement, votre transport, restauration et toute autre activité.

  • Frais d’hébergement : ils peuvent varier, cela dépend de l’hébergement choisi. La COY13 propose des hébergements à des prix compris entre 16,50 EUR et 56 EUR par personne pour 4 nuits. Si vous choisissez de trouver votre propre logement les prix pourront être plus élevés (cela dépend de vos besoins et de la hausse de la demande à cette période)
  • Transports publics : Vous avez la possibilité de réserver le 3-Day-Conference-Package que comprend un ticket subsidié de transport en commun avec lequel vous pouvez utiliser le transport en commun (bus, train local, tram) dans tous la région de Bonn (y compris Cologne) gratuitement. Autrement, le transport en commun coutera jusqu’à 35 €.
  • Nourriture :: Si vous utilisez les options de la COY13 (3-Day-Conference-Package ou Day Pass) vous devez compter entre 10-15 EUR par jour. Si vous choisissez de vous occuper vous-même de votre nourriture les coûts pourront être différents, voir plus élevés (cela dépend de vos attentes)

Proposez-vous des financements ou une bourse pour le voyage, l’hébergement… ?

Malheureusement, la COY13 ne propose pas d’aide pour couvrir les coûts de transport, d’hébergement, de nourriture ou autres. Nous vous prions de nous excuser et vous souhaitons le meilleur dans votre recherche pour des donateurs ou des sponsors et espérons sincèrement vous voir à la COY13 en novembre!

Ma participation a été confirmée, mais je ne peux finalement par me rendre à la COY13, puis-je être remboursé ?

Vous pourrez être remboursé en fonction de votre date d’annulation. Vous pourrez être remboursé selon les conditions suivantes :

  1. Annulation avant le 03 septembre 2017, 23 :59 CEST (GMT +2) (Deux mois avant la COY13) : Remboursement à hauteur de 100%
  2. Annulation avant le 03 octobre 2017, 23 :59 CEST (GMT +2) (Un mois avant la COY13) : Remboursement à hauteur de 50%
  3. Annulation après le 03 octobre 2017, 23 :59 CEST (GMT +2) : Pas de remboursement

Des exceptions pourront être envisagées par rapport à ces conditions, si vous pouvez prouver que votre absence est due à des raisons extérieures (incluant, mais non limité à : un refus de visa, qui a été soutenu par la COY13, une blessure ou maladie grave,un décès.) La décision à propos d’un remboursement exceptionnel sera faite selon l’appréciation du comité d’organisation de la COY13.

Si vous ne pouvez pas venir à la COY13 mais avez déjà confirmé votre participation, il est possible d’assigner votre code QR à une autre personne. Si vous avez une personne pouvant vous remplacer, s’il vous plaît contactez-nous.

Quelle est la date limite pour enregistrer sa participation ?

Les inscriptions seront ouvertes jusqu’au 15 septembre (si le nombre maximum de participants n’est pas atteint avant cette date). A partir du 20 septembre, les personnes ayant besoin d’un document justifiant de leur participation pour leur visa le recevront.

Le processus d’obtention du visa

Est-que j’ai besoin d’un visa?

Cela dépend de votre nationalité. En général tous les citoyens l’Union Européenne n’ont pas besoin d’un visa pour entrer l’Allemagne. Si vous n’êtes pas un citoyen/une citoyenne d’un pays appartenant à l’Union Européenne, vous devrez en faire la demande pour entrer en Allemagne auprès de l’Ambassade ou du Consulat. vous pouvez regarder sur ce site de web pour trouver l’Ambassade ou le Consulat Allemand dans votre pays.
(Choisissez la lettre initiale de votre pays dans le menu déroulant!):

En préparation, vous pouvez également consulter le site web suivant, si vous avez besoin d’un visa.

De quel type de visa ai-je besoin?

Comme l’Allemagne fait partie de «l’espace Schengen», vous devez demander un «visa Schengen». Pour plus d’informations, lisez attentivement ce site.

Pour rejoindre la COY13, vous êtes invité à postuler pour un «séjour de courte durée en Allemagne (« Visa Schengen »catégorie C)».

Comment fonctionne le processus de demande de visa? / Comment puis-je obtenir un visa?

Chaque participant qui a besoin d’un Visa doit faire le processus de demande lui-même.
Chaque ambassade / mission Allemande a son propre processus et ses exigences particulières pour la demande de visa. Veuillez vous adresser à l’ambassade la plus proche dès que possible afin d’obtenir plus d’informations sur le processus et les exigences. Sur le site Web de vos ambassades respectives, des informations plus détaillées sur le processus de demande de demande de visa sont fournies.

  1. Vous devriez terminer votre inscription pour la COY13 avant 15/09/17, afin que nous puissions soutenir votre demande de visa (en vous fournissant une lettre d’invitation et en transférant votre nom au ministère allemand des Affaires étrangères).
  2. Prenez rendez-vous à l’ambassade ou au consulat le plus proche, selon la procédure dans votre pays, pour déposer une demande de visa. Les ambassades et consulats allemands du monde entier seront informés de votre participation prévue à la COY13 à partir du 18.09.17. Par conséquent, nous vous recommandons de réserver un rendez-vous après le 18.09.17. Veuillez noter que le temps d’attente pour obtenir un rendez-vous peut être considérablement long – par conséquent, veuillez commencer le processus de recherche d’un rendez-vous dès que vous le pouvez. Vérifiez les documents dont vous avez besoin pour demander un visa et préparez ces documents AVANT de passer à votre rendez-vous auprès de l’ambassade ou de l’autorité de nomination.
  3. Accédez à l’ambassade / l’autorité de nomination compétente et déposez votre demande de visa Schengen.

En général, le personnel des ambassades notifie un délai de traitement de deux semaines pour votre demande, mais cela peut prendre plus de temps dans des cas spécifiques. Alors, il sera préférable de déposer votre demande de visas suffisamment tôt! Ce serait dommage de ne pas vous avoir à la COY13 en raison de problèmes de visa.

Pour plus d’informations sur les restrictions de voyage et les visas, consultez le site du Ministère Fédéral Allemand des Affaires Étrangères

De quels documents ai-je besoin pour la demande de visa?

Cela dépend de votre pays d’origine / ambassade où vous faites la demande de visa et diffère d’un pays à l’autre. Dans tous les pays, les ambassades allemandes ont leurs propres exigences. Vous pouvez trouver des informations spécifiques en tenant compte des documents requis demandés sur le site de la mission allemande la plus proche que vous pouvez trouver ici.

(Choisissez la lettre initiale de votre pays dans le menu déroulant!)

Généralement, vous aurez toujours besoin de:

  • Votre passeport valide (valable au moins 6 mois après la date prévue du voyage dans la zone Schengen)
  • La lettre d’invitation à la COY
  • La preuve de l’hébergement étant couverte pendant toute la durée de votre séjour dans la zone Schengen – la facture pour un logement réservé, etc. fournie par la COY13 ou autres
  • Le formulaire de demande de visa rempli
  • Les photos selon les spécifications biométriques
  • La confirmation du billet d’avion
  • Une assurance voyage

Pouvez-vous fournir un appui à l’obtention du visa / lettre d'invitation?

Oui, nous vous fournirons une lettre d’invitation pour demander le visa. Nous vous enverrons un courriel avec une lettre d’invitation et, d’autre part, la lettre d’appui de la CCNUCC.

REMARQUE: Nous informerons le ministère allemand des Affaires étrangères après la fin de la phase d’inscription (15.09.2017) au sujet des noms et des détails des participants. Comme les ambassades recevront votre nom et votre numéro de passeport, votre demande est plus susceptible d’être acceptée. Alors, fixez votre rendez-vous avec l’ambassade à une date après la fin de la phase d’inscription (le mieux après le 18.09.2017, car les informations doivent être transmises aux ambassades). Malgré ces options, il est encore possible qu’un consulat ou une ambassade décline votre demande de visa.

Puis-je rester plus longtemps en Europe avec l'invitation de la COY?

Non, la lettre d’invitation que nous vous fournissons est uniquement pour la période de la conférence, vous devez donc indiquer une période raisonnable autour de la conférence de la COY (- /+ 2 ou 3 jours). Si vous voulez rester plus longtemps, vous devrez justifier cela séparément de la COY.

Je n'ai reçu aucune lettre d’appui pour l’obtention du visa par courrier électronique!

Nous n’envoyons pas les lettres d’appui à l’obtention du Visa avant le 18 septembre. Si vous n’avez pas reçu une lettre d’invitation pour faciliter la procédure d’obtention du visa et un courrier électronique d’information après, vérifiez votre boite mail / spam. S’il n’y a pas de courrier dans votre boîte de courrier indésirable, contactez-nous.

Que se passe-t-il lorsque ma demande de visa est rejetée?

Nous espérons que cela n’arrive pas! Assurez-vous, avant d’appliquer que vos documents sont complets et correctement remplis.

Si votre demande est toujours rejetée, veuillez nous contacter. Nous essaierons de vous soutenir autant que possible, mais nous ne pouvons vous garantir un visa!

Nous vous souhaitons tout le meilleur pour votre procédure de demande de visa!

COP 23

Est-ce que la participation à la COY13 empêche la participation à la COP23 ?

Non, la participation à la COY13 ne vous empêche en aucun cas de participer à la COP23. Toutefois, il y a deux moyens de participer à la COP23 :

  1. Participation à la COP23 en tant que observateur :
    Afin de participer comme observateur vous devez avoir une accréditation pour la COP23. Les ONGs peuvent postuler pour obtenir des accréditations auprès de la CCNUCC. La COY13 ne peut malheureusement pas vous aider à obtenir ces accréditations.
  2. La participation à des événements parallèles à la COP23 organisés par la société civile à Bonn et dans la Bonn-Zone

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