Teilnahmebedingungen

Vertragsschluss und Vertragsleistungen

  1. Die/der Teilnehmende und ggf. seine gesetzlichen Vertreter erkennen die folgenden Teilnahmebedingungen an. Diese Teilnahmebedingungen gelten für alle Veranstaltungen im Rahmen der 13. Conference of Youth (COY13), die vom 2. bis 4. November 2017 in der Integrierten Gesamtschule Bonn-Beuel, Siegburger Straße 321, 53229 Bonn stattfindet.
  2. Der Vertrag kommt zwischen der Jugendorganisation des Bundes für Umwelt und Naturschutz Deutschland e.V. (BUNDjugend), Am Köllnischen Park 1A, 10179 Berlin als Trägerorganisation der COY13, und der/dem einzelnen Teilnehmenden bzw. deren/dessen Erziehungsberechtigten zustande.
  3. Die BUNDjugend sichert die gewissenhafte Vorbereitung der 13. Conference of Youth zu. Wir haften nicht für Schäden und Leistungsstörungen, die durch Dritte oder Eigenverschulden entstanden sind.
  4. Die/der Teilnehmende bzw. sein gesetzlicher Vertreter verpflichten sich zur konstruktiven Beteiligung an der Konferenz, die Veranstaltung ist keine reine Konsumveranstaltung, sondern eine Jugendveranstaltung zum Mitgestalten und selbst aktiv werden. Der Teilnehmer bzw. sein gesetzlicher Vertreter verpflichten sich zur Befolgung der Hausordnung und Auflagen in den Tagungs- und Veranstaltungsgebäuden sowie der allgemeinen COY13 – Verhaltensregeln.
  5. Die Teilnehmenden sind selbst für die Organisation und Bezahlung von Anreise, Unterkünften und Verpflegung sowie alle weiteren im Zusammenhang mit der Teilnahme an der COY13 Aufwendungen verantwortlich.
  6. Ferner hat jede/r Teilnehmende für einen ausreichenden Versicherungsschutz während der Konferenz selbst zu sorgen.

Vermittlung von Unterkünften und vergünstigten Transport-Tickets

  1. COY13 bietet die Vermittlung von Unterkünften, vergünstigten Transport-Tickets und die Buchung von Mittagessen.
  2. Der/Die Teilnehmende verpflichtet sich zur Entrichtung der Beträge für die gebuchten Unterkünfte, Mittagessen und Transport-Tickets. Weiterhin verpflichtet sich der/die Teilnehmende dazu, sich an die Hausordnung der jeweiligen Unterkunft zu halten.

 

Abmeldung und Rückerstattung

  1. Bei einer Abmeldung  vor dem 03. September 2017, 23:59 CEST (GMT +2), egal aus welchem Grund, werden die gezahlten Gebühren zu 100 % erstattet.
  2. Bei einer Abmeldung vor dem 03. Oktober 2017, 23:59 CEST (GMT +2), egal aus welchem Grund, werden die gezahlten Gebühren zu 50 % erstattet.
  3. Bei einer Abmeldung nach dem 03. Oktober 2017, 23:59 CEST (GMT +2), also innerhalb von vier Wochen vor Konferenzbeginn, besteht kein Anspruch auf Erstattung der gezahlten Gebühren.

Weisungen und Ausschlussgründe

  1. Eine Weigerung gegen die in Absatz 2 unter “Vermittlung von Unterkünften und vergünstigten Transport-Tickets” genannten Weisungen kann mit einem Ausschluss von der Konferenz geahndet werden. Über den Ausschluss entscheidet die Projektleitung. Ansprüche der Teilnehmer auf, auch nur partielle, Erstattung der Teilnahmegebühren bestehen bei selbstverschuldetem Ausschluss nicht.
  2. Während der Tagungszeiten ist Alkohol verboten, zudem gilt ein absolutes Rauchverbot für Teilnehmer unter 18 Jahren sowie ein absolutes Rauchverbot in sämtlichen Tagungs- und Veranstaltungsgebäuden und dem dazugehörigen Gelände. Zuwiderhandlungen werden mit sofortigem Ausschluss geahndet.
  3. Ein Verstoß gegen eventuelle Hausordnungen in der Jugendherberge oder sonstigen Unterkünften sowie der Veranstaltungsorte kann den sofortigen Ausschluss von der Konferenz zur Folge haben.
  4. Teil der Teilnahmebedingungen sind außerdem die Anti-Harassment Policy sowie die General Rules of Behavior in Anhang I und Anhang II, denen ebenfalls Folge zu leisten ist.

Aufsichtspflicht

  1. Die Teilnahme erfolgt in eigener Verantwortung und es besteht keine Aufsichtspflicht durch die Mitglieder des Organisationsteams von COY13.
  2. Die Organisatoren von COY13 und die BUNDjugend sind nicht verpflichtet zu überprüfen, ob Teilnehmende an Abendveranstaltungen aus jugendschutzrechtlichen Gründen nicht teilnehmen dürfen.
  3. Die Erziehungsberechtigten der minderjährigen Teilnehmenden genehmigen der/dem minderjährigen Teilnehmenden die Teilnahme an allen Veranstaltungen der COY13.

Datenschutz

  1. Mit dem Kauf eines Tickets und der damit verbundenen Teilnahme an der Konferenz willigt die/der Teilnehmende ein, dass von den Organisatoren von COY13 von ihr/ihm während der Veranstaltung Foto- und Videomaterial erstellt wird.
  2. Die/der Teilnehmende räumt den Organisatoren von COY13 die erforderlichen Rechte ein, diese Bilder zu Zwecken, die COY13 dienen, insbesondere zu Marketingzwecken zum Beispiel auf der eigenen Website als auch auf Webseiten Dritter, insbesondere auf Facebook, und auf Werbematerial online und offline zu veröffentlichen und zu speichern.

Schlussbestimmung

  1. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der anderen Bestimmungen hiervon unberührt.
  2. Falls einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sind, so gilt im Zweifel das deutsche Gesetz.

Appendix I – Harassment Policy

General

  1. We at COY13, in line with principles of YOUNGO, welcome and value the contributions that individuals who identify as members of marginalized communities bring to the climate movement, and welcome contributions from indigenous people, people of colour, women, people identifying as LGBTQI, members of ethnic minorities, immigrants, and people with disabilities. We recognize that this list is neither exhaustive nor representative of the intersectionality present within each individual.
  2. COY13 is dedicated to providing a harassment-free conference experience for everyone, regardless of race, age, religion, gender, gender identity and expression, sexual orientation, disability, physical appearance or body size. We do not tolerate harassment of conference participants in any form. Conference participants violating these rules may be expelled from the conference at the discretion of the conference organizers. Further information is given below:

Types of Harassment

  1. Harassment includes, but is not limited to:
    1. Verbal remarks/comments, images, or written statements that reinforce social structures of domination related to race, age, religion, gender, gender identity and expression, sexual orientation, disability, physical appearance and body size.
    2. Deliberate intimidation, stalking, or following
    3. Harassing photography or recording
    4. Sustained disruption of talks or other events
    5. Unwelcome physical contact
    6. Unwelcome sexual attention
    7. Advocating for, or encouraging, any of the above behaviour

Enforcement

  1. Participants asked to stop any harassing behavior are expected to comply immediately.
  2. If a participant engages in harassing behaviour, COY13-Team retains the right to take any actions to keep the event a welcoming environment for all participants. This includes warning the offender or expulsion from the conference.
  3. COY13-Team may take action to address anything designed to, or with the clear impact of, disrupting the event or making the environment hostile for any of the participants.
  4. We expect participants to follow these rules at all event venues and event-related social activities. We believe, people should follow these rules outside event activities, too!

Awareness Team

  1. During COY13, an Awareness Team is set up that shall support people in case they suffer any form of discrimination, or feel very uncomfortable due to certain reasons during the conference. They shall aim to make sure that COY13 is a safe space and to provide comfort to the people that have experienced any form of boundary violation.
  2. The Awareness Team members will be present in various spaces of the venue to be easily approachable by people that have experienced any forms of boundary violation or discomfort.
  3. Activities of the Awareness Team will be defined by the final Awareness Team based on their experiences and ideas. It can include
    1. that they listen to a person that suffered from any form of discrimination or uncomfortable situation, without questioning the person’s perspective and – insofar as this is the person’s wish – confronting with the perception of the other person.
    2. To provide a space to people that that suffered from any form of discrimination or uncomfortable situation in which they can rest, and regain their ability to act.
    3. To provide a space to people that that suffered from any form of discrimination or uncomfortable situation in which they can reflect about what happened and how to move forward.

Reporting

  1. If someone makes you feel unsafe or unwelcome, you can always report it to one of the COY13-Team members or the special Awareness Team members (both can be identified by green t-shirts and special badges).
  2. Harassment and other code of conduct violations reduce the value of our event for everyone. We want you to be happy at our event. People like you make our event a better place.
  3. You can make a report either anonymously or personally, as described below.

Anonymous Report

  1. You can make an anonymous report <here>
  2. The anonymous report will be used to monitor incidents of harassment and uncomfortable situation.

Personal Report

  1. You can make a personal report by:
    1. Calling or messaging this phone number: [Phone number for reporting]. This phone number will be continuously monitored for the duration of the event.
    2. Contacting a member of COY13 or the Awareness Team, identified by green tshirts and special badges.
  2. Our team will be happy to help you contact accommodation/venue security, local law enforcement, local support services, provide escorts, or/and otherwise assist you to feel safe for the duration of the event. We value your attendance.

Useful Numbers

In case you need to talk to some people, here is a list of the most important numbers:

  1. COY13-Team: +4915787287314
  2. Police: 110

Appendix II – General Rules of Behavior

General Rules

  1. Please be mindful about your behaviour and be aware that all people at COY13 come from different social, regional and cultural backgrounds. Therefore, please treat other participants, contributors, team members and school respectfully and mindfully. Boundary violations, violence and discrimination will not be tolerated at COY13.
  2. Please follow the instructions given by COY13 Team members and the signs at the COY13 venue.
  3. Don’t bring or consume any drugs, such as alcohol or tobacco, at COY13 venue. Smoking is strictly prohibited at COY13 venue and on the property of IGS.
  4. Burglary, theft, or vandalism on any property will be reported to police authorities and will result in exclusion from COY13

Safety

  1. For your own safety, please do not lean out of windows or sit on window sills or throw items out of the window.
  2. Please only use emergency exits (including via the windows) and fire ladders in case of an emergency and make sure that you don’t block them with chairs, tables, or any of your belongings.

Other

  1. Please do not dispose any sanitary products or other items in the toilets besides toilet paper. Sanitary bags and bins are available for each toilet.
  2. Between 12.30 – 15.00, you can only enter the cafeteria if you have booked lunch for the respective day.
  3. From 22.00 onwards, only COY13 Team members are allowed at COY13 venue.